A Mota-Engil trabalha por projectos, em geografias díspares, em sectores distintos, com um alto nível de volatilidade e imprevisibilidade. A necessidade de digitalizar os recursos humanos era evidente, mas a plataforma a contratualizar teria de ser suficientemente ágil e universal para se adaptar ao negócio e aos mercados. A escolha recaiu sobre o Cloud SuccessFactors.
Europa, África e América Latina são os três grandes pólos regionais nos quais a Mota-Engil, grupo português com mais de 50 anos de história especializado em gestão de infraestruturas de engenharia e construção civil, actua. A presença física deste conglomerado nacional em mais 20 mercados, gerindo 29 mil colaboradores, levanta claramente desafios em termos de gestão de recursos humanos, dispersos por todo o mundo. A juntar a tudo isto, o facto de terem crescido de forma orgânica e por aquisição, com uma forte componente internacional. Ou seja, a força de trabalho da empresa é basicamente estrangeira. Assim como a facturação, já que 80% deriva dos mercados externos, confirmou-nos Luís Monteiro, responsável pelas áreas de Recursos Humanos e Sustentabilidade da Mota-Engil. «Cerca de dois terços da nossa força de trabalho está fora da Europa. E em Portugal, apenas trabalham 7500 pessoas. É, por isso, um enorme desafio em termos de diversidade, de culturas… desde a origem cultural das pessoas à própria cultura empresarial», refere Luís Monteiro. Além de que, por características do sector onde actua, a mão-de-obra a que a Mota-Engil recorre é basicamente intensiva, resultando «numa população excepcionalmente qualificada, mas também numa grande base com níveis de qualificação mais baixos e com todos os desafios que daí advêm em termos de transformação digital”.
Gerir de forma transversal
Fruto de todo este «ecossistema», Luís Monteiro admite que, em 2015, tornou-se urgente a necessidade de ter uma solução integrada de gestão de pessoas, transversal ao grupo. «Queríamos uma plataforma colaborativa onde as pessoas visualizassem o paradeiro, o percurso e o enquadramento que os outros colegas têm ao estarem espalhados pelo mundo». A dificultar ainda mais a “paisagem”, a Mota-Engil não tem um sistema de informação único, aplicável a todo o grupo. «Trabalhamos predominantemente com ERP SAP, mas em alguns mercados não é possível». Ou seja, a escolha da plataforma a implementar teria de recair sobre um sistema que comunicasse, que facilmente se integrasse. «Sobretudo, teria de ser uma solução abrangente e universal».
Outra característica que a plataforma teria de abraçar seria a adaptabilidade. O mercado típico da Mota-Engil é muito volátil, já que a empresa classicamente trabalha por projectos. «Podemos ter um projecto que envolve 40 milhões de euros com uma força de trabalho de trabalho de mil pessoas, mas à medida que o projecto chega ao final temos de pensar, de forma antecipada, como podemos deslocar as equipas de um projecto para outro. Que pode ser no mesmo mercado ou em mercados completamente diferentes, em geografias díspares, com especialidades distintas. É um puzzle muito complexo, na verdade».
Ciclos de implementação curtos
Mais uma variável: a forma de actuar da Mota-Engil simplesmente não se coaduna com longos ciclos de implementação. «Em um ano e meio, tudo muda, é um mercado turbulento. Além de que queríamos desmistificar a ideia de que um projecto de TI não se concretiza no tempo nem no orçamento programado».
Traçadas as características que o sistema teria de ter, era altura de eleger o fornecedor. A escolha acabou por voltar a recair na marca alemã SAP, no Cloud SuccessFactors. Luís Monteiro explicou-nos que o projecto foi conseguido em cerca de quatro meses, tendo, de raiz, abrangido mil quadros de um universo alargado de empresas do grupo, em Portugal. «Para ver a volatilidade do nosso negócio, na altura tínhamos a gestão dos terminais portuários de Lisboa, de Aveiro, de Leixões, eram geridos pela Mota-Engil. Negócios que, entretanto, alienamos. E comprámos novos negócios. Daí a necessidade da adaptabilidade e universalidade. O mundo dos negócios, a dinâmica empresarial do grupo, é demasiado volátil e veloz para antecipar. As soluções têm de ter o condão de se adaptarem».
Num ano e meses, a empresa quintuplicou o número de utilizadores desta ferramenta, o que representou mais de 20 mil horas de formação aos colaboradores. O parceiro nesta aventura da Mota-Engil foi a AMT Consulting.
Hoje, são cerca de seis mil os utilizadores a nível de cloud, em mercados como o de Portugal, Polónia, Irlanda, Espanha, África do Sul, México e Columbia.
Benefícios
Para aceder à plataforma basta uma credencial e um endereço de email, obviamente sem qualquer limitação, já que falamos de cloud. «Não existe qualquer limitação por causa dos servidores, de rede… isso é um ganho absolutamente fabuloso. Porque as principais queixas dos colaboradores eram as de que iam para um projecto longínquo na África do Sul e não conseguiam aceder porque não estavam no servidor interno. Foi um obstáculo que ultrapassamos». Os colaboradores têm agora acesso ao seu perfil, à informação crítica, «a toda uma lógica de portal interno com as notícias sobre os Recursos Humos, aos organogramas das empresas e onde conseguem pesquisar os colegas numa base de espirito colaborativo».
A gestão de desenvolvimento também está associada a esta plataforma. «Todo o nosso processo de gestão por objectivos de avaliação é gerido através do SuccessFactors». Luís Monteiro adianta que estão já a evoluir para a concepção de novos módulos. «Neste momento, estamos a finalizar o processo de recrutamento e marketing que vai permitir termos um site de carreiras totalmente automatizado e coordenado uniformemente com os principais mercados do grupo, através dos quais vamos gerir, numa base integrada, todas as nossas necessidades e divulgações quer a nível de recrutamento interno, quer externo».
Outro passo que o grupo garante ir dar é a digitalização de todo o processo de gestão de formação, interligado com a base de avaliação de desempenho. «Essencialmente, a perspectiva é implementar processos simples, standards, transversais e de fácil utilização», concluiu Luís Monteiro.
