Estudo de Caso

Ordem dos Engenheiros aposta na transformação digital

Business-IT

A Ordem dos Engenheiros (OE) conta com 149 anos e sempre levou muito sério a digitalização, tendo sido pioneira na introdução do voto electrónico nas eleições dos seus órgãos constitutivos e do bastonário. Não é, assim, de estranhar que a tecnologia e a inovação assumam uma particular importância na relação com os seus associados.

A OE, tal como é conhecida hoje, foi efectivamente criada em 1936 durante o Estado Novo, numa altura em que os sindicatos eram controlados pelo Governo e não organizações independentes como acontece hoje.

A alteração ocorreu por necessidade de alargar a acção aos engenheiros químicos, mecânicos e de minas e a entidade não ser apenas representativa dos engenheiros civis como até então. A Ordem é uma organização complexa já que tem «inúmeras delegações, de Norte a Sul do País e mais doze colégios», que abrangem as diversas engenharias, desde a informática à aeroespacial, e «mais de cinquenta mil membros», conforme indicou à businessIT, o bastonário Carlos Mineiro Aires.

Além disso, a Ordem está «atenta» à digitalização que está a ocorrer em toda a sociedade e às novas tecnologias, como a «automação» tendo a OE dedicado o seu último congresso à transformação digital.

O nascimento do SiGOE

Uma das maiores questões com que a OE se deparou no seu processo de transformação digital era «a desmaterialização dos processos». O bastonário esclareceu que: «Basicamente queríamos evitar que os membros tivessem de se deslocar aos nossos serviços para preencher um impresso». Já a outra grande questão era a de «querer ter base de dados mais evoluída».

A entidade tinha uma «base de dados muito incipiente», básica que «tinha a identificação e informação dos membros e que apenas «permitia consultas para saber se as quotas estavam em dia», revelou o responsável da Ordem.

Ora isso já não era o suficiente visto que «os desafios hoje são outros», referiu o executivo. O objectivo era «uma solução que permitisse em simultâneo gerir diversas áreas» e oferecer diversos serviços. E foi assim que a OE fez um concurso para modernizar a sua estrutura com um sistema integrado de gestão e nesse âmbito, a Quidgest apresentou o Sistema Integrado de Gestão da Ordem dos Engenheiros, o SiGOE. Segundo Carlos Mineiro Aires, não foi fácil a criação do software muito devido ao facto de ter uma «matriz nacional e regional», além da «transversalidade, com os diferentes colégios e conselhos».

Assim, a nova plataforma disponibilizou a harmonização de procedimentos ao nível das regiões e dos órgãos nacionais da OE, tratamento e estandardização das diferentes. Outros dos requisitos para a solução era a possibilidade de reconhecer o mérito dos profissionais que apostam em si. «A formação contínua já não é uma vontade mais sim uma necessidade, um engenheiro (e a verdade é que acontece com quase todos os profissionais) que não se actualize e não esteja atento ao que se passa à sua volta fica obsoleto em dois anos».

Assim, esta foi uma das vertentes do software desenvolvido pela Quidgest, ou seja, uma ferramenta de «pontuação de créditos para valorar» os engenheiros que se actualizam, indicou o responsável da Ordem. Adicionalmente, permite a emissão do Engineering Card, o Cartão Europeu de Engenharia, que facilita a mobilidade profissional dos membros da Ordem no espaço europeu.

Colaboração com a Quidgest foi essencial

O bastonário revelou que a Quidgest compreendeu rapidamente o que a OE pretendia. Isto é «que teriam de caminhar juntos» para criar uma solução que fosse inovadora, flexível e robusta para que conseguisse agregar todos os requisitos necessários.

«Foi um processo interactivo, de constantes melhorias para ultrapassar os problemas encontrados», foi esta «proximidade» que fez o «resultado fosse um sucesso», considera Carlos Mineiro Aires.

O executivo indica que, além de inovador, o SiGOE resulta do facto da OE ser «ambiciosa para criar um sistema de raiz para a organização» e acrescentou que o «que existia no mercado não era capaz de dar resposta à complexidade exigida». A solução integra as componentes de ’Balcão Virtual’, disponível no site da OE a todos os membros e não membros, e uma área de backoffice para os trabalhadores.

O projecto teve uma duração de cerca de um ano e meio, com início a meio de Junho de 2015 e tendo sido colocado em produção no início de Fevereiro de 2017, envolveu cerca de dez técnicos, quatro da Quidgest e seis da OE sempre em estreita colaboração.

Segundo a empresa de software, «apesar de integralmente concebido para a gestão integrada da Ordem dos Engenheiros, o SIGOE reutiliza padrões, funções e características já presentes em outras soluções» da empresa, nomeadamente os «sistemas 1CRM e CR.Doc».

Facilidade e possibilidade de melhorias são pontos chave

O Bastonário realça que «hoje é muito fácil um membro ter acesso e tratar de diversos assuntos com a Ordem» sendo essa uma das mais valias do SiGOE. A OE «está voltada para fora» assim o grande benefício trazido é, sem sombra para dúvidas diz Carlos Mineiro Aires, para os membros. Inclusive, a Ordem registou uma grande diminuição no acesso presencial aos seus serviços já que os seus membros agora possuem a facilidade de fazer todos os procedimentos na comodidade da sua casa ou escritório.

Outra das grandes vantagens da plataforma referidas pelo responsável, é a possibilidade de ser actualizado com melhorias e correcções de funcionalidades. «Assim, é um sistema que não vai ficar envelhecido nem obsoleto, já que ele próprio está feito para ser alvo de melhorias constantes», referiu.

A Quidgest recorda isso mesmo, a solução é «evolutiva, suportada por geração automática de software» que garante «a constante adequação às alterações das organizações e da legislação». O bastonário da OE conclui que a organização está num processo de transformação digital constante: «estamos numa vaga de modernização» e que o mesmo está para ficar.