Estudo de Caso

CTT escolhem plataforma que oferece uma experiência digital semelhante à presencial para evento estratégico

Os CTT Correios de Portugal tinham necessidade de fazer o seu evento onde definem a estratégia para o futuro, Capital Markets Day, em formato híbrido. A VOQIN’ foi a empresa escolhida para ajudar a concretizar a visão definida: quem estivesse online devia sentir-se como se estivesse presente.

Os CTT Correios de Portugal são uma empresa com mais de quinhentos anos, em que a história anda lado a lado com a de Portugal, dada a sua importância nas comunicações nacionais e por ser, ainda hoje, o operador postal universal. Para se manterem competitivos, os CTT tiveram de se transformar para dar respostas às necessidades dos clientes e do mercado. Miguel Noronha Macedo, events and public relations manager dos CTT Correios de Portugal, explica à businessIT, que nos últimos anos, a empresa «passou por um enorme desafio de transformação de negócio, devido à alteração do perfil de tráfego: com cada vez menos cartas e cada vez mais encomendas». Isto obrigou a modificações a vários níveis: «Orgulhamo-nos de ter conseguido avançar com esta transformação do nosso negócio, muito fruto da aposta da digitalização e dos serviços digitais de proximidade, aliados à nossa oferta física. Hoje já não somos apenas um operador de logística e de entregas, mas integramos serviços quer a montante quer a jusante desta nossa actividade core, e que vão desde a publicidade multicanal à disponibilização de plataformas de venda online, até a serviços integrados de logística e e-fulfillment. Apostamos também nos serviços financeiros e de pagamentos e temos uma forte componente de inovação».

A transformação digital dos produtos e serviços, um imperativo dos tempos em que vivemos reforçado pela pandemia, chegou também aos processos internos e a todas as áreas da empresa e pela primeira vez, o Capital Markets Day foi realizado em formato híbrido. Este é o evento onde os líderes e a equipa de gestão da empresa apresentam a estratégia, as práticas ESG e os objectivos financeiros.

Online, mas com interacção
O principal requisito dos CTT Correios de Portugal para o Capital Markets Day 22 era ter «um evento híbrido», já que havia «participantes presenciais e outros em vários locais do mundo», e que «oferecesse a possibilidade de quem estava a assistir online, sentir-se quase como se estivesse presencialmente», esclarece Miguel Noronha Macedo. Isto significava que a assistência virtual teria de ter «uma visão dos oradores e do palco, mas também da sala; a «oportunidade de fazer perguntas, caso desejasse, podendo aparecer no ecrã enquanto o fazia, ou, em alternativa, usar um chat para esse efeito»; e uma área para «marcar reuniões online ou onsite». Entre os outros requisitos estavam a «gravação de todo o evento para divulgação interna e externa» e a criação do evento físico que decorreu no Convento do Beato, em Lisboa, ou seja, «palco, audiovisuais, acreditação e decoração».

A escolha para o Capital Markets Day 22 caiu na plataforma EMEX da VOQIN’, uma empresa especializada na criação de eventos, com que os CTT já tinham trabalhado noutras conferências online, como a Convenção CTT de 2021; estes eventos decorreram na «perfeição e a empresa demonstrou um grande profissionalismo, fazendo um trabalho exemplar». Assim, «não foi difícil escolhê-los para serem os parceiros», sublinha o events and public relations manager.

Miguel Noronha Macedo é events and public relations manager dos CTT Correios de Portugal.

Digital foi fundamental
A VOQIN’ sofreu, nos últimos anos, um processo de transformação digital “provocado” pela pandemia, que levou ao desenvolvimento de «uma plataforma digital diferenciadora, a EMEX, capaz de recriar a experiência presencial, mas online», destaca Miguel Assis, partner da empresa. O responsável explica como surgiu a ideia de criar a solução: «Quando nos vimos obrigados a parar com os eventos físicos, procurámos, no mercado, uma solução que nos permitisse continuar a entregar experiências como as que sempre nos habituámos a criar para os nossos clientes e, simplesmente, não encontrámos. Foi assim que surgiu o EMEX, desta necessidade de réplica, no digital, o mesmo tipo de emoções e envolvimento de sempre.

Os eventos digitais existem há muito tempo, «mas o que não existia era uma experiência híbrida e imersiva com a extensão do toque humano» e a plataforma tem, assim, foco «em provocar emoções significativas entre as marcas e as audiências».

Um formato integrado
Para os CTT Correios de Portugal foi criado «um evento que decorre no digital como complemento do presencial, não o substituindo. Ambas as experiências são semelhantes, sem tempos mortos e altos níveis de envolvimento, com a possibilidade de não deixar ninguém de fora e aumentar o número de participantes», realça. Aliás era esse o desafio proposto: «A produção de um evento de um dia dedicado aos investidores CTT com engagement content, pré e pós-evento, com sessões de apresentação dedicadas a cada uma das áreas de operação».

A VOQIN’ criou um «hub digital personalizado para registo e acreditação de todos os participantes, disponibilização dos conteúdos do evento, agendamento de visitas presenciais, gestão de reservas de alojamento e para o live streaming do evento para a audiência online». O evento demonstrou a «capacidade de pensar um evento presencial, que também está a acontecer no digital, de forma integrada». Miguel Assis mostra à businessIT um exemplo concreto disso: «Quando há um coffee break onde é possível encontrar pessoas e fazer networking, no digital, temos de ser capazes de proporcionar algo semelhante. Como? Através de uma estratégia de conteúdos, gaming, possibilidades de interacção e conexão, incluindo com quem está fisicamente presente». O objectivo do Capital Markets Day 22 foi «unir as duas vertentes para obter um evento democrático onde todos participam e retiram da experiência a máxima satisfação», sublinha o responsável.

Miguel Assis é partner da VOQIN’.

Benefícios e desafios
Na preparação do Capital Markets Day 22, que começou em Fevereiro e terminou no dia do evento, 23 de Junho, estiveram envolvidas «várias direcções» dos CTT Correios de Portugal, num total de «mais de vinte pessoas», diz Miguel Noronha Macedo. Já ao nível da VOQIN’, foram «doze pessoas, entre audiovisuais, assistência técnica, gestor de evento presencial, designers e criadores de conteúdo».

Sobre os benefícios, o events and public relations manager diz que, no final, foi «dado um report com quem participou online e os dados foram todos excelentes», tendo tudo «corrido exactamente como foi pedido no briefing, quer online quer onsite».

Miguel Assis destaca a importância destes dados, já que «tornam possível avaliar os resultados, perceber quais os conteúdos mais interessantes, saber onde é que houve mais interacção, quando foram feitas mais perguntas, ou seja, medir o grau de engagement, tanto durante, como após o evento».