A factura electrónica com a administração pública é obrigatória, desde 18 de Abril de 2019, para os serviços da administração directa do Estado e os institutos públicos. Estes organismos estão obrigados a utilizá-las em exclusivo após a publicação do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, que transpôs a Diretiva Europeia 2014/55/EU. A legislação tornou obrigatória a emissão de facturas electrónicas para empresas que trabalham com organismos públicos, promovendo assim, a transformação digital.
Em Portugal, optou-se pela implementação gradual da facturação electrónica com a administração pública de modo a que os vários intervenientes, nomeadamente, as micro, pequenas e médias empresas, possam garantir a correcta gestão, inerente à mudança relativamente a este processo de facturação.
Os prazos legais estão patentes no Decreto-Lei n.º 123/2018 que estabeleceu até 18 de Abril de 2020 para restantes organismos públicos e entidades administrativas independentes que não estavam abrangidos pela primeira fase; até 17 de Abril de 2020 para as grandes empresas (empresas que empregam mais de 250 pessoas e cujo volume de negócios anual exceda cinquenta milhões de euros ou cujo balanço total anual exceda 43 milhões de euros) e finalmente até 31 de dezembro de 2020 para as micro, pequenas e médias empresas.
O que é a facturação electrónica?
Há diferenças entre ‘facturação electrónica’ e enviar ‘facturas digitalizadas por e-mail’ mas nem todas as empresas estão cientes deste facto. A falta de informação objectiva é um dos problemas e Francisco Caselli, performance analytics unit director da PHC Software, diz que «é importante clarificar que a facturação eletrónica não é a factura sem papel, muito menos uma factura digitalizada ou uma factura comunicada por via digital».
Raquel Galinha Roque, advogada e partner da CRS Advogados, explica que, de acordo com o decreto, uma factura electrónica é uma factura «emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e electrónico» e que a facturação electrónica exige que os dados sejam criados com uma «estrutura correcta» e que, depois disso, seja enviada «diretamente do sistema do vendedor para o do comprador».
O responsável da PHC refere mesmo que a software house tem sido contacta por diversas empresas sobre este assunto: «Sabem que temos a informação adequada e vêem-nos como fonte segura de informação nesta matéria».
Falta de preparação
As alterações nas relações comerciais com o Estado são significativas e vão obrigar, especialmente as micro-empresas e as PME, a mudanças nos sistemas, de acordo com a dimensão e volume de facturação da empresa. Por exemplo, os serviços da administração directa do Estado e os institutos públicos serão obrigados, a receber e a processar facturas electrónicas, através da adesão ao sistema de facturação da ESPAP, I. P. As restantes entidades públicas e o sector privado podem escolher qualquer plataforma de facturação que esteja certificada.
Sobre o facto de as empresas estarem ou não preparas para a nova realidade, Raquel Galinha Roque acredita que o tecido empresarial português que, na sua actividade comercial, não lida com a contratação pública, «não está ciente dos desafios inerentes» e que «só quando tiverem de utilizar a facturação electrónica por imposição legal é que se irão adaptar à nova realidade».
Já Pedro Sepúlveda, VP business development Iberia da Saphety, considera que a promoção está a ser «muito bem divulgada pelas entidades competentes, de forma clara e sucinta», tendo levado a que «muitas entidades e empresas já tenham aderido», mas ressalva que a realidade é que isto «não foi suficiente para se alcançar a massificação pretendida e necessária».
Começar já
As empresas estão, assim, mal informadas e atrasadas nos processos de adaptação. Para isso contribuiu o facto do prazo inicial para implementação da facturação electrónica ter sido definido para 1 de janeiro de 2019, mas depois ter sido prorrogado dois anos pelo Decreto-Lei n.º 123/2018. «A maioria das entidades deixaram de considerar o tema prioritário e adiaram a implementação dos seus projectos», refere o responsável da Saphety. «Uma medida que abrange 120 mil empresas do tecido empresarial nacional, são pouco mais de 10% as que estarão aptas a facturar ao Estado de acordo com a nova legislação», alerta.
Pedro Sepúlveda revela ainda que, de acordo, com a experiência da tecnológica, «o prazo de implementação de projectos de facturação electrónica em empresas emissoras varia entre os dois meses e um ano». Assim, «torna-se evidente que as que não começarem já a planear a implementação do seu processo de facturação electrónica, correm sérios riscos de um futuro incumprimento legal». É que se não o fizerem agora poderão «não conseguir implementar o projecto ou implementar a um custo substancialmente superior», diz. O executivo destaca que «dada a reduzida percentagem de adesão das empresas até ao momento, torna-se claro que mercado não terá capacidade de absorver a implementação de milhares de projectos em simultâneo, levando a um bottleneck na cadeia de produção».
É, desta forma, urgente que as empresas nacionais que lidam com o sector público comecem a pensar nos seus processos de negócio e na sua adaptação à nova legislação.
Vantagens são muitas
A promoção da factura electrónica tem sido uma das «bandeiras» do actual Governo – e uma peça fundamental do Programa Simplex+ – que não se cansa de apregoar as vantagens da mesma como poupança nos custos, rastreabilidade, transparência, diminuição dos prazos de pagamento, melhorias na gestão e competitividade. É por isso que o executivo está a desenvolver várias iniciativas para promover a utilização da factura electrónica, também, entre empresas privadas. Mário Centeno, ministro das Finanças, tem sido um dos principais rostos desta promoção; em Maio disse que o objectivo não era «perturbar as relações económicas, mas sim torná-las mais simples, eficazes e seguras».
Raquel Galinha Roque, Pedro Sepúlveda e Francisco Caselli confirmam as vantagens e o responsável da PHC revela mesmo que são elas que levam «a que o tecido empresarial queira adoptar essas medidas, desde que o investimento seja sustentado do ponto de vista económico». Para o director da software house, «a transição tem de ser feita de forma a que as empresas consigam acompanhá-la».
