O setor das viagens de negócios sofreu uma grande transformação como consequência da crise pandémica. Para além da redução das viagens de negócios devido às restrições de mobilidade e à necessidade de viajar com mais segurança, surgiram novas exigências dada à aceleração da digitalização em todos os processos empresariais, uma circunstância à qual o setor de gestão de viagens não tem sido alheio.
Com a crise pandémica superada, as viagens de negócios voltaram com força. A principal razão para isso acontecer é que as viagens corporativas são necessárias para revisitar clientes, iniciar novos projetos, construir novas relações comerciais e, acima de tudo, porque as relações estreitas são essenciais para desenvolver negócios. Está comprovado que sem uma relação direta, os clientes, os fornecedores e os valores da marca perdem-se, como demonstrado pela Global Business Travel Association, que afirma que 85% dos executivos necessitam de viajar para alcançar os seus objetivos de trabalho.
Face aos atuais desafios, as organizações e empresas procuram cada vez mais uma gestão mais personalizada e digital, com uma visão holística de todos os elementos que compõem o desenvolvimento global de uma viagem de negocios. Uma mudança radical no modelo empresarial que requer soluções tecnológicas adequadas para satisfazer a elevada procura do setor e as suas necessidades.
Sistema de software de gestão SaaS para facilitar a gestão estratégica das viagens de corporativas
As empresas interiorizaram o papel das viagens de negócios como uma alavanca para o crescimento empresarial e o facto de ser importante gerir as viagens corporativas em linha com a estratégia e os objetivos da empresa. E a tecnologia neste setor serve a este propósito: ajudar as empresas a gerir as suas viagens de negócios de forma mais estratégica e eficiente.
A parte estratégica requer ferramentas que permitam analisar facilmente toda a informação relacionada com as viagens de negócios para uma gestão abrangente baseada na digitalização de todos os processos que tornam possível a uma empresa saber qual é o ROI das suas viagens corporativas. Assim, a implementação de um sistema de gestão SaaS (software como serviço) permite, através da digitalização dos processos de gestão de viagens e a integração com os diferentes sistemas internos da empresa (ERP), centralizar, simplificar e agilizar todos os processos e o controlo e monitorização de todos os dados. Permite também alinhar o investimento em viagens de negócios com os objetivos predefinidos para o exercício financeiro e controlar para que não se desvie do orçamento, conseguido, assim, uma poupança de 20%.
As empresas precisam de saber se o seu orçamento para viagens de negócios é adequado. Esta é, sem dúvida, uma das questões que qualquer gerente com um investimento significativo em viagens de corporativas se coloca a si próprio. Portanto, ao automatizar os processos, é possível cumprir as políticas de compras e saber onde e quando ocorrem desvios dos gastos, a fim de agir em conformidade e corrigir erros.
Todos os dados das viagens de negócios devem ser registados para que a empresa possa verificar o estado de todas as suas viagens a qualquer momento. Esta informação é muito valiosa para que os gestores tenham uma visão mais estratégica e tomem decisões em tempo real, poupando tempo na sua gestão e ganhando agilidade na obtenção de informação. Um fenómeno que não poderia acontecer sem sistemas de software e soluções tecnológicas. Segundo um estudo recente do Grupo Aberdeen, a implementação de uma ferramenta de monitorização de viagens corporativas aumenta em 40% o cumprimento das políticas de compras numa empresa e reduz em 70% o tempo gasto na sua gestão.
Trata-se de ganhar eficiência ao eliminar todos os processos manuais e de baixo valor acrescentado. Alinhar o orçamento dedicado às viagens empresariais com os objetivos da empresa e monitorizar todos os dados em tempo real e que esta informação esteja conectada ao resto da informação da empresa, automatizando a alocação de despesas e aprovações, é agora possível.
É o futuro da gestão empresarial, inclusive das viagens de negócios. As empresas que perdem o barco e não digitalizam os seus processos correm o risco de ver a sua eficiência corroída, algo que acabará por se refletir nos seus resultados. As viagens de negócios de amanhã serão inevitavelmente profissionalizadas através de soluções digitais. Só as empresas especializadas na gestão integrada de viagens de negócios poderão desempenhar e garantir o que as empresas procuram, através do seu conhecimento, experiência, ferramentas e fornecendo as melhores opções integradas e automatizadas.
