O Município de Abrantes apresentou um projecto de inteligência artificial (IA) inovador aplicado à gestão documental e que «muda o paradigma da classificação de processos». Paulo Rêgo, chefe da divisão de sistemas de informação Câmara Municipal de Abrantes, explica que a «classificação de processos, independentemente do seu formato, é uma tarefa essencial na gestão das massas documentais produzidas em qualquer organização» e que «obriga ao envolvimento de todas as áreas de negócio» de uma organização municipal.
O responsável admite que a abordagem manual na classificação de processos «estrangula significativamente os fluxos de informação existentes» e que a alternativa mais eficiente é a «adopção de um sistema baseado em IA, com modelos treinados por especialistas da gestão de informação que funcione de forma ininterrupta». Esta foi a opção escolhida pelo concelho para agilizar as operações da área de gestão documental.
Segundo Paulo Rêgo, o projecto usa tecnologias open source, o que permite a «necessária interoperabilidade entre os vários sistemas existentes», possibilitando aos profissionais da divisão que lidera «a liberdade para ajustar, melhorar e integrar todo o ecossistema aplicacional do município».
Vantagens e adopção nacional
O projecto que classifica automaticamente vários tipos de processos de negócio já está em funcionamento, mas não esteve isento de desafios, como qualquer processo de inovação.
Entre as principais dificuldades, o responsável destaca a «capacitação tecnológica da equipa, especialmente a dos profissionais da gestão da informação, a dificuldade de encontrar bibliotecas de inteligência artificial open source que dessem suporte nativo ao português, e a compreensível desconfiança sobre a potencialidade da inteligência artificial aplicada a esta dimensão», mas graças ao «envolvimento e comprometimento de toda a equipa», a iniciativa teve «sucesso e alcançou os resultados pretendidos».
Já sobre as vantagens alcançadas, o chefe da divisão de sistemas de informação diz que, inicialmente, o objectivo era aumentar a assertividade da classificação, que era realizada de forma descentralizada pelos serviços e canalizar o tempo gasto no procedimento para outras tarefas consideradas mais relevantes em cada área de negócio». Os resultados apareceram: a autarquia conseguiu uma «acurácia acima dos 90%, contando no próximo ano alargar a utilização do sistema o número de áreas tratadas», aumentando a produtividade.
O município considera que este projecto «poderá fomentar a prática da classificação normalizada em Portugal» – Paulo Rêgo esclarece por quê: «Por ser um projecto replicável e distribuído, alicerçado na Lista Consolidada, instrumento de apoio disponibilizado pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, a sua adopção massiva poderá tornar-se uma referência nacional para a normalização da classificação de processos na administração pública».
