Nos Laboratórios Boiron Portugal, marcar férias, registar faltas, apresentar despesas, aceder aos recibos de vencimento ou consultar a declaração anual de rendimentos passou a ser tão simples como um acesso à internet graças à plataforma de Employee Self-service da Primavera BSS.
A pandemia desencadeou a necessidade de transformação digital de inúmeros negócios, mas, no caso da sucursal da multinacional francesa líder mundial na produção e distribuição de produtos homeopáticos, apenas acelerou o processo.
Segundo João Pedro Jorge, Diretor Financeiro e Administrativo dos Laboratórios Boiron, a empresa já se «encontrava em fase de digitalização dos processos de gestão de recursos humanos e a crise pandémica apenas veio reiterar que esse era o caminho certo».
Com o confinamento obrigatório, muitas organizações tiveram de se reinventar de um dia para o outro, sob pena de pararem a sua atividade. No caso da Boiron, o confinamento não trouxe limitações no acesso à informação. Com a plataforma de Employee Self-service da PRIMAVERA já em pleno funcionamento, «os colaboradores passaram a ser autónomos no acesso a informação como declarações, recibos, atualização de cadastro, além de todo o tipo de informação contratual, disponível para toda a organização 24h», explica o responsável.
O tempo gasto em burocracias relacionadas com a gestão de pessoas deixou de existir, resultando em mais produtividade de toda a equipa e maior rigor da informação.
João Pedro Jorge salienta ainda outras mais-valias da solução: «As duas grandes áreas onde sentimos maior impacto foi no processamento das notas de despesa e no agendamento das férias. Agora é tudo automático e integrado no ERP. O ganho que temos em eficiência e eficácia compensa o investimento efetuado».
Digitalização trouxe ganhos de produtividade e eficiência
Numa atividade em que o sucesso do negócio depende muito do desempenho das equipas comerciais, deixou de ser exequível o tratamento manual dos processos de gestão de despesas. Eram muitas horas gastas numa tarefa sem qualquer valor acrescentado.
Com a plataforma OMNIA, desenvolvida pela Primavera BSS, todo o processo de registo de despesas, reembolso e gestão de cartões de crédito, passou a ser automático, libertando os comerciais de tarefas morosas e sem qualquer valor.
Através de uma simples fotografia ao recibo, o mesmo é carregado para a plataforma, enviado para aprovação e posteriormente integrado no ERP para processamento. Com tudo automatizado e validado por um fluxo de aprovações desenhado à medida da estrutura organizacional da Boiron, a produtividade estendeu-se também à área administrativa.
O Diretor Financeiro e Administrativo dos Laboratórios Boiron salienta os benefícios sentidos: «Todos os meses ganhamos, pelo menos, um dia de trabalho, que anteriormente era dedicado a processos manuais, sem valor para o negócio».
Além disso, a empresa também ganhou no âmbito da sustentabilidade ao ter tornado «os processos simples, rápidos e sem papelada a circular».
Tecnologia adapta-se a cada empresa e a cada estrutura organizacional
Sendo parte integrante de uma estrutura multinacional com processos muito bem definidos, a digitalização das operações de RH na Boiron seguiu o modelo de funcionamento da própria organização, uma adaptação que se tornou mais simples devido à facilidade de modulação da plataforma OMNIA.
A Primavera revela que «por se tratar de uma plataforma low-code, de desenvolvimento ágil, a adaptação do modelo à framework de cada organização é simples e rápida. No caso da Boiron, a digitalização abrangeu a gestão de despesas e outros processos de gestão de recursos humanos, mas esta plataforma facilmente permite digitalizar outros processos, não só de gestão de pessoas, como de outras áreas de negócio».
Principais melhorias sentidas na gestão de pessoas
1 – AUTONOMIA
Os colaboradores passaram a ser autónomos no acesso à informação contratual, na atualização dos seus dados e registo de pedidos.2 – ACESSIBILIDADEA informação passou a estar disponível 24h/dia, em qualquer lugar, a partir de dispositivos móveis.
3 – RIGOR DE INFORMAÇÃO
Consistência da informação e uniformização dos dados para maior segurança e rigor.4 – PRODUTIVIDADE
Eliminação de um dia de trabalho/mês dedicado a tarefas administrativas burocráticas.
