A Winsig é especializada em ERP, sistemas de gestão integrada que permitem às empresas, de uma forma digital e, logo, pouco “burocrática”, ter uma visão global sobre a sua actividade. No entanto, Nuno Archer, CEO da Winsig, assume que continua a lutar com a cultura empresarial de algumas empresas, assente em folhas de cálculo.
Todas as conferências ou conversas do sector acabam por abordar o tema da Transformação Digital. Que interpretação fazem deste conceito?
Para nós, é a alteração dos processos nas empresas para tirar partido das novas tecnologias. A Transformação Digital passa não só por adoptar novas ferramentas mas também por alterar a forma como se faz negócio, tirando precisamente partido dessas ferramentas. Sejam coisas mais simples ou mais elaboradas. Desde logo, algo tão descomplicado como: acabem com as facturas em papel! Aquele acto de imprimir a factura, dobrar, colocar num envelope, alguém ir aos correios para enviar para os clientes…
A pandemia veio acelerar a adopção de novos métodos?
Andávamos a pregar isso há anos! Já tínhamos alguns clientes a optarem por abolir a factura em papel, mas é verdade que a pandemia veio ajudar a perceber que isto, mais do que uma mais-valia, era crítico para continuarem a facturar.
A Transformação Digital não é, então, tecnologia?
Não, são processos, que obviamente têm de estar assentes em tecnologia. Se continuarmos no exemplo da factura electrónica, não é apenas fazer um PDF. Tenho de ter forma de colocar uma assinatura digital codificada, o que exige um determinado processo, para além de a própria ferramenta ter de estar preparada. Mas já estamos a passar para uma segunda fase.
Que implica o quê?
As empresas trocam documentos entre si, antigamente em papel, agora em PDF, mas que não aporta muito valor. O Estado, de acordo com as normas europeias, aplicou o conceito de ‘troca de informação’ de forma inteligente, com um ficheiro estruturado ao lado do PDF que identifica o conteúdo desse documento e os seus elementos, com o número da factura, data, valor… basicamente é um ficheiro etiquetado. A mais-valia é que quem recebe este documento pode lê-lo e aproveitar o seu conteúdo automaticamente. Ou seja, não preciso de pegar no PDF e carregar os dados, isso já não faz qualquer sentido. As empresas devem trocar informação por via electrónica, mas de forma estruturada. Isto é tecnologia, sim, mas sobretudo é pensar os processos de forma diferente.
Até ao início de 2020, ou seja, antes da pandemia, quais eram as grandes necessidades das empresas?
Sistemas integrados de gestão, ou seja, ERP. Estamos a falar do coração da empresa, desde contabilidade, gestão de stocks, vendas, compras, salários… a verdade é que continuamos a encontrar empresas com soluções muito antiquadas e, sobretudo, não integradas. Há uma área para tratar as vendas, depois de forma desagregada está a contabilidade, os stocks. O ideal é ter no sistema a representação da actividade da minha empresa, que vai buscar informação a várias áreas, como financeira, logística, compras… costumo dizer que o nosso maior concorrente continua a ser a velhinha folha de Excel.
Ainda estamos na fase da integração?
Sim, porque a grande preocupação de uma empresa pequena, quando nasce, é ter um sistema para facturar. Depois, como vai crescendo, e não tem ninguém internamente que pense em organização e tão pouco tem meios financeiros para contratar uma consultora, não dá atenção aos processos. As coisas vão nascendo porque uma pessoa tem uma ideia aqui e outra ali, tendencialmente criando pequenas “quintas” dentro da organização. No final, e de uma forma geral, os processos estão mal estruturados e organizados.
Como é possível sobreviverem assim?
Porque temos mão-de-obra barata, porque é possível contratar administrativos a ganhar pouco mais que o salário mínimo. Se tivéssemos ordenados como os da Suécia, a digitalização ocorreria de forma bastante mais rápida. É claro que, à medida que as empresas vão crescendo, os problemas aparecem e sentem-se muitas dores. No fundo, procuramos colmatar essas dores, com um misto de tecnologia e processos.
Qual é a parte mais difícil?
Normalmente, a dos processos, porque mexe com hábitos. Quando questionamos as empresas sobre determinada coisa, invariavelmente respondem: «Porque sempre fizemos assim». E continuam, durante cinco ou dez anos, a trabalhar da mesma forma, não têm o hábito de questionar no ADN. Repare neste exemplo: a Winsig tem uma frota com cinquenta viaturas, das quais queremos ter custos separados – de gasolina, de Via Verde – que, no nosso caso, são relevantes, porque fazemos muitas deslocações aos clientes. Agora, imagine uma factura da Via Verde em meia centena viaturas que circulam durante todo o dia. É um pouco diferente estar a inserir os dados dessa factura, uma a uma e à mão, ou carregar num botão e, num segundo, ter a informação no sistema sem ninguém ter de digitar nada. Isto é a Transformação Digital.
As empresas já encaram esta área como um investimento ou ainda há quem a veja apenas como um custo?
Infelizmente, ainda há as duas visões. Há ainda quem não consiga encarar como um investimento, mas quero acreditar que, hoje em dia, já são a minoria, até porque há toda uma nova geração de gestores que já tem outro entendimento, outras visão e outra formação de base mais sólida. Ou seja, acho que são cada vez mais os que olham para os sistemas de informação como um investimento e algo que é fundamental.
A que factor dão os gestores maior importância? Retorno do investimento, impacto no negócio?
No ERP, os clientes fazem um acto de fé, um voto de confiança de que as dores que sentem sejam resolvidas. Esta é a expectativa. É um pouco diferente de uma venda a uma grande empresa, com os ROI altamente calculados. Numa PME, isso não acontece. É um acto de fé baseado no que ouvem sobre nós, no que lêem, no nosso portfólio de clientes e nas nossas apresentações.
O último ano foi complicado para todos nós, pessoal e profissionalmente. O que sentiram, por parte dos vossos clientes?
O primeiro impacto foi logo em Abril/Maio: havia muito receio, muito pouco conhecimento… as nossas vendas quebraram nesse período, mas a base instalada de clientes deu-nos mais trabalho. Já havia uma relação de confiança e muitos deles tiveram de alterar processos, nomeadamente no que já referi: a factura electrónica.
Ou seja, tivemos mais algum trabalho em clientes. Verificámos que muitos tiveram de adquirir hardware, nomeadamente portáteis, para que os colaboradores pudessem continuar a trabalhar desde casa, e uma maior adopção por servidores na cloud, algo que também já defendíamos há algum tempo. Numa PME não faz sentido ter um servidor debaixo da mesa ou num cantinho; o que faz sentido é usar datacenters de fornecedores especializados. Por outro lado, o tema da segurança surgiu com mais força.
E agora?
Essa é a pergunta para um milhão de euros. Acho que nada vai voltar a ser como antes, nas empresas. Penso que vai vingar o modelo híbrido, que no nosso caso já existia, além de que mantivemos o escritório aberto para quem se sentia mais confortável. Um modelo todo em casa, pelo feedback que tenho dos meus consultores, não funciona, sentem necessidade de outras pessoas, somos seres de convívio, seres sociais. Se me perguntar, acredito no modelo misto, no qual haverá maior flexibilidade no local onde se trabalha. Está provado que em casa também se pode ser produtivo e que as coisas funcionam.
