O Centro Hospitalar Universitário Lisboa Norte (CHULN) implementou uma solução de Eletronic Data Interchange (EDI) que permite a troca de documentos financeiros normalizados entre os serviços da instituição e seus fornecedores.
O CHULN, que integra o Hospital de Santa Maria e o Hospital de Pulido Valente, tem apostado na transformação digital dos seus processos e tem já diversas tecnologias para o auxílio da prestação de cuidados de saúde, como o uso de chatbots no atendimento ao cliente ou teleconsultas em algumas especialidades. Agora, a digitalização chegou aos serviços de logística e stocks, compras e financeiros através da implementação da solução de EDI e facturação eletrónica SaphetyDOC da Saphety.
Nuno Loureiro, director do serviço de logística e stocks do CHULN revelou à businessIT que este é um processo que começou a ser pensado em 2013 quando o seu departamento tentou perceber como é que, nesta era da digitalização, «podia avançar ao nível das guias de remessa» e se apercebeu de que o EDI «era uma ferramenta que poderia ser adoptada para desmaterializar diversos documentos».
No entanto, esta não foi uma tarefa fácil, nem imediata revelou o responsável: «Começamos a disseminar o EDI internamente aos outros serviços que achámos que seria importante envolver numa primeira fase, como os de gestão financeira, de gestão de compras e tentámos que percebessem qual era a nossa visão». Em 2016 surgiu a possibilidade de o projecto ser iniciado já que a Saphety desafiou a entidade a apresentar uma candidatura ao programa Connecting Europe Facility (CEF) in Telecom. Esta iniciativa tem como objectivo promover a adopção da Directiva Comunitária 2014/55/EU, transposta para Portugal pelo Decreto-Lei n.º 111-B/2017 que tornou a facturação electrónica obrigatória no âmbito dos contratos com a administração pública a partir de 1 de janeiro de 2019.
Dentro do CEF Telecom, foi escolhido o programa SAPHeIN, focado no sector da saúde, que serve para apoiar a desmaterialização de documentos comerciais, como encomendas, guias de remessa e facturas, trocados entre os hospitais e os seus fornecedores. Assim, esta foi a oportunidade perfeita para o CHULN iniciar o seu projecto de EDI e contar ainda com a ajuda de fundos europeus. No conjunto, a iniciativa envolveu seis das maiores entidades hospitalares nacionais e uma espanhola, em que o Centro Hospitalar Universitário Lisboa Norte foi parte do piloto.
Complexidade do sistema
O sistema criado permitiu «a integração dos ERP dos parceiros de negócio com a plataforma da Saphety que por sua vez fez a ligação ao sistema SAP do Centro Hospitalar», disse à businessIT João Pereira, chief business development officer da Saphety.
Mas foram diversas as dificuldades sentidas no decorrer da implementação, entre elas «a quantidade de documentos em papel que são trocados entre o centro hospitalar e os seus parceiros de negócio» e o facto de «não ser apenas facturação electrónica mas mais abrangente incluindo guias de remessas, notas de encomenda, notas de crédito e notas de débito», indicou o responsável. Além disso, outros motivos de complexidade foram a «assimetria de informação existente no CHULN» e a existência de «960 fornecedores», referiu Nuno Loureiro. Assim, «como muitos deles têm um baixo volume de números de facturas, não foram incluídos no EDI» e o projecto avançou com os «26 parceiros com maior número de documentos», esclareceu.
O processo que estava implementado era altamente dependente de tarefas manuais, causava uma «falta de eficiência» e estava «sujeito a uma grande quantidade de erros», revelou o executivo da empresa do grupo Sonae. Além disso, «existia um problema de logística», já que os hospitais «têm uma determinada codificação e os fornecedores têm outra e, por vezes quando fazem encomendas, por exemplo ,por caixa ou unidade, não coincide com o formato com que o fornecedor integra no seu sistema de informação».
Isto obrigou a um trabalho «adicional» que foi feito «em conjunto com os outros centros hospitalares que fizeram parte do CEF Telecom» para a «definição de um conjunto de regras que permitissem ter uma equivalência entre o formato das encomendas e o formato dos fornecedores», explicou.
Benefícios
O projeto de EDI e facturação electrónica permitiu «optimizar os processos administrativos e tornar mais simples, rápidas e eficientes as operações entre os serviços do CHULN e os fornecedores, isto ao mesmo tempo que cumpre todos os requisitos legais e de negócio», referiu João Pereira.
Nuno Loureiro disse que «os ganhos e eficácia elevados» com a possibilidade de «libertar recursos para outras actividades que aportem mais valor», foram outras das grandes mais-valias. O executivo deu o exemplo da área financeira em que são usados «cinco a seis colaboradores para fazer conferência de facturas mas em que, em breve terá apenas alocados a essa tarefa um a dois», isto quando o EDI estiver complemente «enraizado» na organização.
Por outro lado, explicou que «o fornecedor agora recebe a informação de forma clara e fidedigna não existindo erros» e que «quando existem, são minorados e corrigidos a montante do processo». Além de que «agora está tudo em sistema e todos os serviços podem consultar a mesma informação».
Por último, o director do serviço de logística referiu a redução de custos como o maior benefício de todos: «Temos dados que ao fazermos esta desmaterialização na logística vamos conseguir com a verba que gastamos anualmente na aquisição de consumíveis e papel, que é bastante significativa, comprar quarenta pacemakers». E não é tudo, o responsável realça ainda o facto de que o dinheiro será agora «alocado ao core business, à prestação de cuidados de saúde» em vez de «uma área secundária».
Em constante evolução
O processo de EDI está em constante evolução e se a parte referente ao SAPHeIN está finalizada e em produção, ainda há muito a fazer. Nuno Loureiro revelou que CHULN quer «continuar a integrar mais fornecedores» e que «até ao final do primeiro semestre de 2019 quer ter 40% da facturação, no que se refere a em valor, em EDI». Esta será uma tarefa morosa, mas o executivo está confiante já que acredita «que os problemas que fizeram com que tivessem existido derrapagens já estão resolvidos» e por isso será mais fácil replicar «o processo com as próximas entidades».
