Durante vários anos, o terminal de pagamento foi visto sobretudo como uma extensão da caixa. A sua principal função consistia em aceitar um cartão, processar a transação e emitir um comprovativo.

Esta realidade está a mudar. A digitalização do comércio e o aparecimento de soluções mais flexíveis estão a transformar os equipamentos de pagamento numa parte cada vez mais integrada da infraestrutura tecnológica das pequenas e médias empresas.

Além de receber pagamentos, os novos terminais podem ajudar a acompanhar vendas, organizar produtos, gerir pedidos e reduzir tarefas manuais. Para negócios com equipas pequenas, esta centralização pode representar uma melhoria relevante na operação diária.

Pagamentos deixam de estar limitados ao balcão

A mobilidade tornou-se uma das principais mudanças nos sistemas de pagamento.

Num restaurante, o pagamento pode ser realizado diretamente à mesa. Numa loja, o colaborador pode acompanhar o cliente e concluir a compra em diferentes pontos do espaço. Em feiras, eventos ou serviços ao domicílio, o comerciante consegue receber pagamentos sem depender de uma instalação fixa.

Esta flexibilidade é possível através de equipamentos que utilizam Wi-Fi, dados móveis ou a ligação a um smartphone. Alguns modelos funcionam de forma autónoma, enquanto outros comunicam com aplicações de gestão instaladas no telemóvel ou tablet.

A escolha de um TPA deve, por isso, considerar mais do que a capacidade de aceitar cartões. A conectividade, a autonomia da bateria, a portabilidade e a integração com outras ferramentas também podem influenciar a utilização no dia-a-dia.

Um ponto de recolha de informação sobre o negócio

Cada pagamento gera informação que pode ser útil para a gestão.

Quando as transações são registadas digitalmente, torna-se mais simples consultar o histórico de vendas, perceber quais são os períodos de maior movimento e acompanhar o desempenho ao longo do tempo.

Se o sistema permitir associar produtos a cada transação, o comerciante poderá também identificar os artigos mais vendidos, acompanhar o valor médio das compras e tomar decisões mais informadas sobre o stock.

Esta informação não substitui uma plataforma completa de business intelligence, mas pode oferecer aos pequenos negócios uma visão operacional que anteriormente exigia registos manuais ou várias ferramentas diferentes.

Para uma empresa com recursos limitados, ter os dados de venda organizados num único sistema pode facilitar tanto a gestão diária como a preparação de informação para a contabilidade.

Integração reduz tarefas e pontos de falha

Um dos desafios tecnológicos das PME é a utilização de várias soluções que não comunicam entre si.

O pagamento é registado num equipamento, os produtos são introduzidos noutro sistema e os recibos são preparados separadamente. Sempre que a informação precisa de ser copiada manualmente, aumenta o tempo necessário para concluir a tarefa e o risco de erro.

A integração entre pagamentos, catálogo de produtos, pedidos e emissão de recibos pode reduzir estas etapas. Num restaurante, por exemplo, o pedido pode ser registado e pago no mesmo dispositivo. Num estabelecimento de retalho, a venda pode atualizar automaticamente o registo das transações.

O objectivo não passa por adicionar tecnologia a todos os processos, mas por eliminar tarefas repetitivas e simplificar a utilização por parte das equipas.

A experiência de pagamento também influencia o cliente

A tecnologia utilizada no momento do pagamento é uma das últimas interações entre o cliente e a empresa.

Uma operação lenta, uma ligação instável ou a ausência do método de pagamento pretendido pode criar fricção no final de uma experiência que, até esse momento, tinha sido positiva.

Os terminais mais recentes permitem aceitar cartões por aproximação e carteiras digitais, além dos pagamentos tradicionais com cartão e PIN. Esta variedade acompanha consumidores que já utilizam o telemóvel ou o relógio inteligente para realizar compras.

A rapidez também ganha importância em negócios com elevado volume de clientes. Reduzir alguns segundos em cada transação pode ajudar a diminuir filas e a libertar os colaboradores para outras tarefas.

Segurança deve acompanhar a digitalização

A simplificação dos pagamentos não elimina a necessidade de aplicar boas práticas de segurança.

Os equipamentos devem cumprir os requisitos aplicáveis ao processamento de cartões e receber actualizações regulares. As empresas devem ainda proteger os acessos às aplicações associadas, definir diferentes permissões para os colaboradores e acompanhar as transações realizadas.

A centralização da informação torna a gestão mais simples, mas exige controlo sobre quem pode consultar dados, realizar reembolsos ou alterar configurações.

Também é importante manter alternativas operacionais para situações de falha de rede ou indisponibilidade temporária de um equipamento. A continuidade do negócio deve fazer parte da avaliação de qualquer solução tecnológica.

Tecnologia adaptada à dimensão da empresa

As necessidades de uma pequena loja não são iguais às de uma cadeia de restaurantes ou de uma empresa com várias localizações.

Por esse motivo, a escolha de uma solução de pagamento deve começar pela análise da operação. Quantas transações são realizadas? O equipamento precisa de ser transportado? É necessário imprimir recibos? Existem vários colaboradores? O negócio pretende integrar pagamentos e gestão de pedidos?

Nem todas as empresas precisam do terminal mais completo. Em alguns casos, uma solução simples ligada ao smartphone será suficiente. Noutros, poderá fazer sentido utilizar um equipamento autónomo com conectividade própria e funcionalidades de ponto de venda.

O mais importante é garantir que a tecnologia acompanha o funcionamento do negócio, em vez de criar novos processos desnecessários.

À medida que os pagamentos se tornam mais digitais, o terminal deixa de ser apenas o dispositivo utilizado no fim da compra. Passa a funcionar como um ponto de contacto entre o cliente, a venda e a gestão da empresa.