Quando um trabalhador precisa deslocar-se para fora do seu local de trabalho habitual a serviço da empresa, tem direito a receber uma quantia extra destinada a cobrir as despesas incorridas durante essa viagem: são as ajudas de custo.
Esta remuneração financeira, concedida pelas empresas, visa cobrir – integralmente ou parcialmente – as despesas decorrentes das viagens a serviço. As ajudas de custo facilitam os deslocamentos temporários de profissionais, tanto em território nacional como internacional. Esta compensação serve para reembolsar gastos relacionados a alimentação, alojamento, transporte e outras despesas durante a viagem.
Estas deslocações são feitas de forma esporádica e não são consideradas uma rotina regular do profissional. Por esse motivo, o seu valor é variável, em função do tipo de deslocação e da sua duração. De forma mais simples, podemos afirmar que as ajudas de custo são um complemento ao ordenado base. É variável e dependente da existência de despesas no mês em vigor.
As ajudas de custo podem ser adiantadas ou pagas posteriormente, mas devem ser liquidadas pela empresa até 30 dias após a apresentação do relatório de despesas do trabalhador. Além de garantir um adicional ao salário-base, as ajudas são cruciais para estimular a mobilidade profissional e permitir que as empresas expandam suas atividades em diferentes regiões ou países.
Vantagens fiscais das ajudas de custo
Em Portugal, as ajudas de custo surgem como um elemento regulado por lei no setor público. A falta de legislação específica no setor privado leva muitas empresas a adotarem esses valores como referência, aproveitando os benefícios de isenção tributária nos patamares estabelecidos.
Enquadradas pelo Código do Trabalho (Lei n.º 93/2019) e complementadas pela Portaria n.º 1553-C/2008, as ajudas de custo em Portugal são periodicamente atualizadas para refletir mudanças nos custos de vida e despesas relacionadas a deslocações. A tabela oficial com esses montantes diários, baseados no país de destino e duração da viagem, determinam os valores a serem pagos aos trabalhadores isentos de tributação.
A isenção de pagamento de IRS (Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares) e de TSU (Taxa Social Única) é aplicada às ajudas de custo cujo valor não ultrapasse o limite máximo estipulado para a função pública. No entanto, caso o montante exceda esse limite legalmente fixado, a diferença entre o valor declarado das despesas e o teto estabelecido será sujeita a tributação em termos de IRS e Segurança Social.
Mudanças nos valores das ajudas de custo em 2023
Recentemente, o valor do subsídio de alimentação passou de 4,77€ para 6€ por dia, caso seja pago em dinheiro junto com o salário. Já para pagamentos em cartão ou vale refeição, o valor aumentou de 7,63€ para 9,60€ por dia.
No que diz respeito aos transportes, os indicadores de referência estabelecem um preço por quilómetro percorrido, que inclui combustível e portagens ou estacionamento eventuais. A ajuda de transporte é uma das mais regulamentadas, visto que o valor varia conforme o tipo de veículo utilizado e o número de passageiros a bordo. Assim, se o trabalhador viaja no seu próprio carro, a ajuda será de 0,36€ por quilómetro. Se a viagem for realizada num veículo próprio não automóvel, 0,14€ por quilómetro e a bordo de qualquer transporte público, 0,11€ por quilómetro.
Por último a tabela apresenta outros valores específicos para viagens realizadas em carro alugado: 0,34€ por quilómetro em veículos com um passageiro a bordo, 0,14€ com dois passageiros e 0,11€ com três passageiros.
Transformação digital e ajudas de custo
Nos últimos anos, Portugal tem se destacado pelo avanço significativo na digitalização e otimização dos processos administrativos das empresas. A implementação da faturação eletrónica, por exemplo, tem desempenhado um papel crucial na redução da burocracia, economizando tempo gasto em tarefas manuais e, ao mesmo tempo, combatendo a fraude fiscal.
Diante da crescente complexidade das despesas e o aumento das regulamentações fiscais, muitas empresas perceberam a necessidade de adotar um software especializado. A utilização duma solução especializada para a gestão das despesas corporativas tornou-se indispensável para modernizar os processos internos, aumentar a eficiência e assegurar a transparência na gestão de ajudas de custo.
A Tickelia, por exemplo, consegue reduzir em até 75% o tempo dedicado nas empresas à gestão de despesas e viagens de trabalho. A automatização destas tarefas torna o processo mais sustentável e ágil. Com isso, recursos muito valiosos são liberados, permitindo que as empresas concentrem seus esforços nas atividades mais importantes e impulsionem o crescimento.
O software também oferece a possibilidade de gerar relatórios personalizados, contendo informações detalhadas sobre as despesas por período, colaborador ou departamento. Estes relatórios facilitam a análise de dados e auxiliam na identificação de padrões de gastos e possíveis áreas de otimização. Assim, as empresas podem ajustar suas políticas de ajudas de custo e obter uma melhor gestão financeira.
